给所有“豪门大管家”:这样巡场,事半功倍

发布时间 : 2019-02-26 12:02:27        汇编:行政+  |  阅读:1375

巡场是什么?巡场要做什么?不同工区巡场方案有何不同?

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作为一名公司行(管)政(家),办公室巡场算是家常便饭了,那么,如何高效巡场而非流于形式呢?

今天,我们请到了十年资深行政大神凌传盛,全面剖析巡场套路,从巡场目的到巡场方式,为行政人送上满满的干货分享!

 

本期作者

凌传盛

行政+ 特约撰稿人

服务于世界前50强企业,近10年金融企业物业管理、企业文化及行政统筹管理经验。

 
一、如果你感觉工作很被动,往往是因为你不够主动

巡场是一项容易被忽视的工作,我们通常认为巡场应该归属了安防体系,由保安、物业人员进行,在职场内的走走停停,关注外来人员情况是巡场的基本内容。

然而,行政在巡场过程中其实可以做到更多:

1. 我们希望,我们的员工感受不到我们的存在,是因为我们在背后做了足够多的工作。

2. 我们希望,员工不用告诉行政打印机没纸了,不用告诉行政哪里坏了。

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二、为什么要巡场?巡场不是简单的检查问题

巡场并不是简单的检查问题,巡场是为了发现问题、预判问题、收集职场各项数据,监督各项行政工作的落实情况。

因为,日常巡场是一项能够串联资产管理、安防体系、消防管理、清洁管理、绿化管理、职场运维、物料管控、员工纪律、职场礼仪的重要工作。

而且我们在巡场过程中,需要用到换位思考、概率论、统计学等等相关知识。

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三、巡场的侧重点在哪?

不同时间段、不同的角色在巡场过程中应有不同的侧重点。

1. 员工上班前:巡场应侧重于办公环境是否进入了正常的运行状态,

包括开启照明、空调、复印机、饮水机等设备,并检查给排水系统、门禁系统等是否正常运作。

2. 员工工作时:巡场应侧重于办公环境的运行维护、职场的办公纪律。

包括打印机内的纸张容量、饮用水的容量、厕所物品的容量、电气设备、门窗设备的正常操作情况等。

3. 员工下班后:巡场应侧重于各项电气、办公设备的关闭情况、物料使用情况、设施设备的损坏情况、门禁监控的可用情况、门窗的关闭情况等。

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四、谁应该去巡场?

大部分企业将巡场工作委托于物业,受制于物业合同及物业人员的工作职责,巡场将会存在一定的局限性,常规的巡场应该全方位无死角进行。

物业人员、行政员工、行政管理者均应该承担一定频次的巡场,并侧重不同方向。

物业人员侧重于具体事项的落实。

行政员工侧重于监督工作进行,并发现问题,记录数据。

行政管理者需监督巡场工作的具体落实。

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五、巡场应达成怎样的效果?

正如上文讲到,巡场是串联行政各方面工作的一项体系性工作,通过巡场检阅、改进行政各项工作的落实进度和方向。

那么巡场工作的结果,是向行政各模块反馈巡场中发现的各项问题。

例如:

巡场时发现绿化植物有枯萎迹象,则向绿化负责人反馈信息,尽快进行更换。

发现灯泡坏了,则需要向职场运维岗人员反馈进行更换。

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六、巡场工具有哪些?

目前,笔者暂未发现可用的在线巡场工具,一般通过自制的巡场专用表格进行。

巡场表格并无固定,可根据行政职能的范围以及不同时段的巡场范围进行制定。

每次巡场结束后,需将巡场工作表格反馈行政管理人员,并将巡场中发现的问题,交行政员工进行相应的流转和落实。

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七、巡场的重点有哪些?

门窗检查:是否可以正常开启、封锁

照明系统:是否可以正常开启、是否存在灯具损坏

电气设备:是否可以正常运作

门禁系统:是否可以正常刷卡进出、断电后是否可实现自动开启

监控系统:画面是否清晰、摄像头是否存在被遮挡情况

清洁卫生:是否按清洁卫生标准执行,茶水间是否积水、厕所用品是否充足

绿化植物:是否存在枯萎情况、养护记录是否完整、花盆是否漏水

消防系统:消防指示灯是否可用、消防设备是否挪动、消防通道是否堵塞

安全用电:职场是否存在违规用电、是否未经允许使用大功率电器

职场纪律:根据实际需要确定,例如佩戴工卡情况、上班时间用餐情况、桌面不整洁情况

职场物料:打印纸、饮水机、咖啡机等等设备的耗材用量及存量情况,是否需要添加等

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八、小面积办公室的巡场策略

上文已经介绍了巡场的详细情况,但是办公面积不同,巡场方式也不一样哦。

“大豪门”有“大豪门”的巡场法则,“小豪门”也有适合自己的巡场方案。

对于办公面积在3000平米以内的公司,行政人在巡场时,可以带上负责本楼层或者本区域的保洁阿姨。

巡场过程中一旦发现问题及时与保洁阿姨沟通,及时处理。同时,还可以与保洁阿姨进行充分沟通,及时了解公司内部存在的各项问题,尽可能避免再次出现类似问题。

比如,午饭后就是一个很好的巡场时间,既能避免打扰员工工作,又有充分的时间,还可以起到消食作用,是不是一举多得呢?

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