一个行政的成长史:一路繁花一路坎坷

发布时间 :        汇编:陈慧琳  |  阅读:1853

以人为本,服务至上,真诚用心,静待花开

 演讲嘉宾 | 陈慧琳 阅文集团行政总监 

 

从业15年间,我挑选了4个比较有代表性的节点来与大家分享一下。

我刚进入起点中文网时,整个起点团队是11个人,我作为唯一的行政文员负责起点团队跟当时公司其他部门之间的对接;而日常主要的工作就是在跑流程,所谓“跑流程”就是用脚步行走在各部门之间处理业务流转审批的行政工作,03年的时候诸如OA这样的办公系统还未普及,所有的文件审批是纸面的,每个环节的审批是需要到各部门所在办公区域找各分管领导签字的,伴随着办公系统的不断发展和升级,我们有了OA以及各种信息化办公平台,办公工作效率也日新月异,同时相对行政提出了不断学习和进步的要求;但是当年那些纸质流程单的工作单据,至今还留存在我办公室的仓库里面,无论这些年来,搬过多少次家,即便知道这些流程单据已经没有任何作用了,我还是会把它们放置在仓库的角落里,因为它们记录了我曾经一步步走来的痕迹,它告诉我行政工作没有捷径,只有依靠不断的学习和累计,也是这一箱箱的资料伴随着我的慢慢行政之路。

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2008年,原盛大文学成立,旗下涵盖了包含起点中文网在内的多家原创文学网站和图书出版机构,在03年到08年的5年间,随着整个网络文学行业的快速发展,公司的规模也不断增长,08年我记忆中最深刻的是,我职业生涯第一次独立负责并完成了一个行政项目工作,那就是新办公室的选址、装修及搬家,那时的我并没有想到以后平均2年搬家一次将成为我工作的常态;在场多数从事行政工作的同仁应该都历经过办公室搬迁的项目工作,从需求调研、选址、方案制定、预算审批、招标、供应商管理、验收结算、到最终安排整体员工搬迁完毕,这个项目工作对于当时的我来说仿佛是行政职业生涯的一个阶段考试,行政工作需要的各种能力都在这个项目里应用到了,而在项目完成后的那种成就感对于我来说也是职业生涯中的深刻记忆,经过那次考试,我发现之后的行政工作也更游刃有余得心应手;之后随着公司的不断壮大,几乎每2年就要搬家一次,项目面积也越来越大,但第一次装修的那栋2千多平米的小楼对我来说有着格外不同的意义,也永远留在我的记忆深处;

2015年,原腾讯文学和原盛大文学整合,成立了阅文集团,如何将两套行政班子整合在一起,如何综合两家的行政管理制度,打造一套适用于阅文集团的行政管理制度和流程,对于我而言是个全新的挑战,从硬件调整来说,调度安排两个团队人员和物资的搬迁,规划办公室格局的同时要考虑如何打破各个团队间的壁垒,要在办公室空间上帮助团队尽快整合;从软件调整来说,需要梳理双方的行政工作流程,综合双方的办公模式,从而制定出合适的行政管理制度,行政流程的顺畅是公司日常办公顺畅的基础,也是帮助两个团队人员尽快磨合成一个团队的保障。举其中一项事例吧,差旅服务,员工的差旅出行是行政下属比较重要的职能,阅文成立后,行政团队中设立专门的差旅专员,员工差旅出行可通过统一的差旅专员进行行程预定服务,同时在差旅模块中综合对两家原有的供应商在“费用、客户服务、服务内容覆盖度、报表专业度等”多个维度进行比较,选择保留更有优势的供应商,为公司节约成本的同时,提高员工的差旅体验;同时我们至今仍在根据阅文不断发展的业务情况,优化内部差旅流程,使员工的差旅出行更便捷。

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2017年11月,阅文集团在香港成功上市了,所以两个月后的阅文集团18年新春年会又有了不同的纪念意义。行政部作为每年公司年会的承办人,亦是责任重大,18年的新春年会,阅文年会选址上海世博展览馆,规模为历年之最,秉持传统,我们依旧选择全部的节目由员工自行排演,同时组织安排了一场鼓舞人心的boss秀,阅文的全体高层历时1个多月的培训,在台上敲的一手好鼓,也给所有的阅文人留下深刻印象。年会活动组织是行政职能中很重要的环节,其实阅文每一年的年会人均预算都是恒定不变的,如何再既定的预算中,每年都有所突破,有所创新,是给到行政部的课题;我们在对年会场地进行选址的时候,就开始对每一笔经费进行详细的规划,选择展览馆的共享舞台既能保证节目效果又能减免搭建的费用、提早规划利用双十一的物资采购能花足每一分钱来提高员工的中奖率、建立了节目评选机制,提高了各部门参与的热情,任何一场活动的细节千千万都离不开行政人的付出和努力。

其实从业行政一路走来,遇到的事务太多太多,“后勤保障、装修搬迁、流程制度、文化活动”这4项只是行政工作中部分工作缩影,还有更多琐碎的事务,想必在座各位行政人心中也有所共鸣。在这些日常的事务中,我总结了一些心得体会想与大家分享。

初入行政行业,行政就是工作,是为公司提供后勤保障的服务,要做好日常办公环境的各项保障工作;

后来随着年龄的增长和工作经验的积累,行政与我而言是一份职业,公司其他部门的所有同事都是行政的客户,他们面对外部客户提供服务,而我们面对所有同事提供服务,客户即为上帝,服务意识和理念应当深入行政人心;

现在,行政与我是爱好,我每天都在做自己喜欢的事务,同时我在努力把日常行政事务中的各种不美好变成一件美好的事务,公司是家,同事是家人,如何建设维护好家园,如何爱护家人,只有发自内心,才会更加用心——而真诚是行政提供日常各种保障、活动的基础。

在这样的意识关注下,我们找寻合适的供应商为员工提供免费的理发和肩颈按摩,利用公司的健身房定期开展瑜伽健身课程,定期安排培训诸如安全急救知识、消防知识、交通安全知识等课程讲座,同时鉴于互联网职业病的特点,我们自行录制了肩颈操的教学视频和音频,在每天上午10点半和下午的3点半利用办公区域的广播系统进行播放,希望员工能关注自身的颈椎健康。

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行政部作为公司的成本中心,如何通过简单的小举措,为公司节约资源、节能环保,是一个重要的课题;如图所示,这是一张我们公司的纸张领用发展史,最初的时候,公司所有A4纸是由行政安排放在打印机边上的,随时提供领用,但是发现浪费纸张的情况比较严重,员工也很难有意识避免错打或者浪费的情况,之后我们改为各部门拍接口人统一进行领用登记,培养部门节约用纸的意识,这个举措让纸张的领用节约了1成多,但是带来了便捷性的缺失;现在行政部又把A4纸放置回了打印机边,但是我们在打印机上装备了工牌识别,每位员工能通过刷工卡按需打印,基本杜绝了错打错拿,提高了员工的使用便捷性,也同时节能环保;这只是现代信息化办公的一个小举措,随着整个办公系统的不断升级,我们行政工作也当与时俱进,变得更加智能且节能;

大家都知道大部分时候行政工作很是默默无闻的,行政的后勤保障是默默发力的,我们没有很多成果数据来证明我们的工作绩效,因为如果办公室一切正常不发生问题,说明行政的工作是到位的,往往这个时候,同事们是想不到行政的,只有当空调坏了、会议室没有白板笔了,头顶的灯不亮了,当这些问题发生时,才会想到行政,而当这些发生时,往往是给行政扣分的时候;在阅文会有一位行政同事,每天上班第一件事是巡楼一遍,检查这些隐患,工作的细节决定了工作的品质,我们希望在同事们发现问题前,自查发现各种行政缺失,减少扣分项,提高员工的日常感受。

其实行政工作不应该是默默无闻的,行政的声音应该让公司所有同事听到,知道我们在做什么,并积极的参与到行政组织的各项活动中来,所以从去年开始,阅文行政通过微信公众号,经常向公司的小伙伴进行推送,推送内容包含“事项通知、日常关怀、活动宣传”这三大主题,希望能让行政与大家更贴近。

去年阅文行政组织过一项覆盖全司包括上海、北京、苏州、武汉四处办公地点的活动,活动的主题是“点滴温暖阅在其中”,由行政部号召,组织收集大家的旧衣物,捐助给偏远贫困山区的人们,并做好后续的跟踪和反馈,这个活动在公司内外,都获得了十分良好的口碑;行政就是需要将企业的文化推行于每个员工的心间,增强凝聚力,增强归属感;行政的文明程度从一定程度上代表了企业的文明程度,现在越来越多的人就职也会考虑企业的行政素质。

“以人为本,服务至上,真诚用心,静待花开”这是我作为一个行政人的处事原则,在此愿与大家共勉!

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