智能化时代,行政如何更好地为企业“降本增效”

发布时间 :        汇编:行未来 政发声  |  阅读:2325

省钱和多办事如何同时实现?圆桌论坛五位资深行政教你做!

 

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这次讨论的话题是智能化时代,行政如何更好为企业做降本增效。说到降本增效,我觉得行政同行们一定心理非常有感触,每年行政预算都是非常有限的,从业人员一方面要维护场地正常运转,另一方面要给员工创造安全和舒适的环境。整个成本组成里,我相信对于房屋租赁,装修资产这部分的投资是在整个成本占的比重非常非常之大,这块也是未来要做降低成本的重点剖析,首先邀请吴总给我们带来他们从专业的市场化的前瞻领域和智能化设计方面给我们带来分享。

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今天的话题是说如何节约成本,我们分为硬成本和软成本,前期不外乎就是租金和装修的成本,大家会说从这个里面,作为行政如何去节约实际的投入,从我们的经验来说,大家会把租赁协议签完以后进行装修,分成很细,从我们的角度来说,我们也会建议客户对大楼进行尽职调查,比如大楼的空调系统,包括电力系统,包括结构的条件会直接影响到大家未来以后装修成本的提升。如果在早期租赁谈判的时候,没有把基础条款签进去,在后期运营还有装修,会直接导致后期装修成本的上升。从我们这块的建议来说,大家尽量要在早期选楼的时候,尽早考察,看中四到五个楼,每个楼条件怎么样,这个大楼空调条件怎么样,承重条件怎么样,这些会导致未来装修成本的不确定性,这是租赁阶段,建议大家从技术的方向看租赁合同,而不是简简单单说租金、物业管理包括退租。

项目管理或者装修这段时间有很多可以节约的成本,刚刚提到说实际业务可能会提五千平米的需求,实际需要多少,在前期的空间规划上,我们建议尽早有些设计公司介入进来,告诉大家考虑灵活办公,两百人是否需要两百个工位,每节约一平米,是非常多的租金,所以我们可以从空间上来尽量压缩到底需要多少租赁面积。这是从空间规划上。往后看,从装修这块,包括材料的选择,还有前期时间节点的安排,包括装修成本市场的均价怎么样,现在不同的企业有不同的装修标准,很愿意跟大家分享一下,一般中资企业比较低的装修成本2000到3500块钱一平米,4000—6000很多,像思科,六千网上很多是美资互联网企业,也根据每个装修的内容,可能有厨房,员工楼梯,健身房,这些会直接带来装修成本的变化。所以前期行政和上层汇报预算的时候,一定要精准,精准是直接告诉上层,我做这个事情,大概我的资本输出是多少,因为这是一个硬费用,而且占整个生命周期最大的一块,就是装修这块。

——吴清舟 CBRE项目管理部副董事 

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我想说在我20多年从业经历里,服务永远是主旋律,但是不是为某一个业务服务,而是为整个公司战略目标服务。应该发挥更多的是组织、协调、控制和监督的作用,刚才讲精算,也就是说所有的行政业务其实都是有机会去和商业平台进行对接的,比如人力资源,比如法务,财务、知识产权,所有这些都是专业的门类,而且都是一个被充分商业化的专业,这个专业在市场上都是有明码标价的。这些标价在企业里怎么用好,怎么实现价值的再现,这是非常重要的话题,这也决定了一个行政人在组织体系中的战略定位。

我以前做人力资源的时候经常有人跟我说,人力资源要走上战略圆桌,我的感觉这是不用说的,如果你不能走到战略圆桌上去,说明你这个工作没有做到位,你只有为战略目标服务,才能实现所有业务管控,才能实现真正意义上的管控。平台的角度,有十几个门类,刚才我说的财务人力这些都是属于行政范畴门类,如何做好估算,比如物业管理,所有物业服务包括餐饮,人力资源服务也可以一样,评价的结果,最终我会实现一个内部价值确认,内部价值确认可能会要跟业务线做很多人的谈判,跟他沟通,这个判断重点一定会有分歧,而且一定会有博弈,但是最终结果要服从整个公司的集团管控目标,这个目标实现之后就可以把你的精算基础和整个公司的预算结合起来。一旦预算方案确定,行政地位就决定了,意味着所有经费都可以通过你的服务获得。这是一个点。一旦这个点确认之后,实际上意味着你开始进行整个职能后台都在进行商业化运作,而不单单是一个纯服务性的东西。

——杨晶涛 汉王科技行政副总裁 

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针对于降本增效这件事,从行政管理者的角度来讲,我认为要站的高,看的远,为什么这么说?之前专家分析过,行业不景气,老板给你一个要求说我们是不是要扩充一万平米的面积,基于你对行业的分析和同业的分析,你认为这种需求在这个时候爆发出来,是不是应该支持老板的想法。在我曾经从业的公司,我们拿2500平米的办公室,这个办公室是当地招商部门免了三年租期。我们发现如果在北京的地扩充500平米面积,十年下来才花五百万,我三年虽然政府给我补贴了五百万,但是我在上面花的装修费,还有物业费,加在一起超过一千万。大家都能把这个账算的很细。

再有一个大家说降本增效,你们要梳理一下,看看是不是真的所有的行政费用是真实的行政费用,有没有把其他人的项目放在你们表上。大家经常会做一些项目工作,包括招标工作,很多情况下我们看效率比的。另外一个行政人员自身的专业性要强,有可能做这件事,我之前没有接触过,关键在于你有没有学习和同行做交流,了解行业的特点到底是什么,或者这个产品的特征是什么,一定要沉淀下去。

——王勇 22年资深行政 

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在初创公司,并不像大家想的那样,需要很强的流程性或者制度化的东西来考核,更多是不是你具有应急的解决问题的能力,这个是初创公司老板对于行政的要求,因为他也不太需要你做很多采购制度或者固定资产制度,完善企业的系统。但实际上,行政工作在初创公司,更注重的是解决一些实际的问题,当然有的时候会发现这些问题并不往往是行政方面的,由于公司比较小,有可能会碰到一些像市场或者是人力,或者是政府关系的工作。

各个公司对行政其实都有自己不同的需求,你怎么能够调整好自己的工作方向,在你现在的领域能把行政工作做好,是每个行政人应该思考的问题。从减效来说,大家说数据或者行政工作的东西,我想说如果是领导者,到一个新的企业,是否可以很好把自己本部门的架构,包括行政的工作内容能细分好,切实的发现行政目前为止整个部门的问题,也是首当其冲的事。

——李瑶 前36氪行政总监 

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说到降本增效,这是一个非常大的问题,成本分很多种,有显性的,也有隐性的,包括还有机动的成本,某些事情做的不好产生的反弹,产生跟员工沟通失败,行政人在成本降低的维度上,我觉得包括从工作模块开始,从场地的建设,自己的运营,对自己职能的定位,以及贡献自己的价值,有很多可以做的空间的。

——周磊 软通动力行政总监 

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