【行政行业报告】行政人,这一年

发布时间 : 2019-01-23 15:32:41        汇编:夏杰明  |  阅读:1104

只有充分了解行业发展的状况,才能真正为企业行政服务作出非常有针对性的支持和帮助。

 演讲嘉宾 | 58企服副总裁 品类研究院负责人 

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今天分享的主题叫做行政人这一年,今天邀请各位行业的大咖,就是想将企业当中默默付出的在幕后的行政人将他悄悄的推到台前,在聚光灯下,因为他是企业真正的幕后英雄。

很多人都在解释或者很多人都在分享,大家都在探讨,到底什么是行政,在别人眼中,收发快递,做固定资产管理,办公用品采买,这是在别人眼中。难道简简单单只是这些吗?不。我们通过在过往的一年的时间,走访两千家企业定性定量,深度访谈时长180分钟以上,覆盖行业当中97%企业画像,以新经济企业为主。今天的分享将会为四个板块,第一数读企业行政,将侧重为大家分享用数据的维度解答什么是行政,行政到底是谁。第二个板块小行政,大管家,从数据预算的维度,也是大家关心的几个字段,一起看一下行政的预算数据如何去推动一个公司的发展,行业的数据组合又是如何。第三个板块行政消费趋势,我们用数据去做决策,用数据推动行政的发展。当然了,在最后希望和大家一起展望一下未来,在智慧办公空间,在刚才几位嘉宾提到的智能化的管理上,又将如何走向。

行政是谁?大家看这组数据,全国有2400万行政人,之前大家对行政有了解多少,20—30岁占比65.8%,女性与男性的比4:1,年轻的小姐姐们支撑起企业行政的半边天。大厂经常会提及,面对这样的企业到底需要什么样的行政人,从经验分布来看,两到三年的占比相对最高,而800人以上的企业,十年以上的行政经验人群占比高达36%,也就是说从业经验人员同比增加的同时,大厂更加关注资深人的职业背景。这组数据,大家仔细观察一下,企业规模越大,行政岗位的精细化程度越高,人效越低,但是大家可以看到,刚才有位嘉宾提到管理能效的问题,100—300人企业,300—500人企业,1000以上的企业,伴随着岗位精细化越高,大厂的精细化程度要远远高于中小企业。面对行政人的日常管理工作,固定资产的管理,生日会的策划,业务部门采购需求,耗时度排名前五,大家更关注两个维度,一个是耗时度,一个是困扰度。

我们调研所有人当中耗时度和困扰度最高的是服务类型的事务性安排,类似像团建一样。难道行政人只是刚刚提及的那些工作内容吗?在我看来不是,下面会有一个专署的板块,如何去涉猎和贯穿融入行政人的工作当中,刚才大家都在提及行政的定义是什么,行政服务到底涵盖哪些,我们通过两千多家企业调研,我们并没有去重新定义何为行政,何为行政人,我们只是将行政人的心声和行政人实际在企业当中的工作进行了梳理和数据的抓取和再制,行政覆盖面极其宽泛,可以分为后勤支持、活动福利、办公支持。当然了,因为我们主要面对的是新经济的客户群体,我们叫做企业用户的画像,还有大量自持物业和自持资产,没有在今天分享当中过多提及,那么大家看这组数据,刚才我提到了采购这个关键词,稍候过程中有一个专题分享,但是我想先把这个逻辑跟大家做一个提示。企业规模越大,采购权限越分散,我们发现整个企业日常采购过程当中,90%的采购行为是要由行政参与的,其中40%在用户调研画像当中,是100%做决策的。

涉及到的品类,如这张饼状图所示,办公文具、耗材、用水、租赁、福利基本占前五,无论企业大与小,只要能维护运营一家企业正常的经营管理,至少要面对一百家以上的供应商,这就是刚才某位专家提到的,行业大咖提到的。其实行政很重要的一块工作是我们一起与供应商伙伴共同成长,一起在共同成长的过程中,去推动企业的发展,这就是行政人很重要的价值体现。 

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第二个我想跟大家分享一下小行政,大管家。很多人可能会产生歧义,小难道是说这个岗位、这个行业很小吗,不,我想说管理的颗粒度非常精细和细腻,大管家,大到固定资产的管理,企业赋予的使命是如此之大。接下来我将用预算和数据的形式为大家分享,大概可以分为三个逻辑,整体成本角度,紧接着企业规模化的差异以及行业的差异一起与各位分享。先看一组数据,从整体预算分布,大家有没有关注过,通过两千多家企业用户的调研,以及220家企业深度访谈,我们发现企业行政负责的三大采购板块当中,整体的人均年服务费用支出将近两万元,而在后勤支持板块用于租金、装修、保洁等相关领域和服务品类的支出平均数高达13000元之多。而不同企业规模,对数据,对预算,对成本又产生了什么样的差异化,请大家看这组数据,企业规模越大,人均成本越高,但增幅是降低的,绝对值的增长伴随的是百分比的降低,中大型企业的人力资源的人效比反而是更高的。

大家可以看这组数据的变化轨迹,这是三个不同板块规模。那么如果大家换一个视角,分不同的行业去判断,地产、教育、大数据行业,人均年服务成本排在前三位,我不知道在座的各位都分别涉猎于哪些行业,这些数据是否能给大家有一个顶层的认知,相比企业规模而言,行业的因素更能影响企业在整个后勤领域对每个员工的费用支出和成本管控。如果细分板块从成本结构的角度讲,后勤、员工福利以及办公支持,这三个领域,以劳动密集型优先,作为企业后勤服务不可缺少的部分,成本又是如何呢?除了硬性的成本支出,租金工业以外,日常保洁已经占到成本支出当中71%,在后勤板块。而更细的一组数据,保洁人员在一线城市的劳动力成本已经高于准一线的20%,而安保人员的人力成本远远高于准一线城市,新一线城市25%。看一下大的政策宏观环境,外出人口的流动率在持续下降,劳动年龄人口在持续下降,三组数据的下降,带来了新的趋势,因为多因素的原因引发劳动市场结构性变革,大家会发现越来越多的企业放弃了自聘劳动密集型服务人员,而选择专业化的外包服务机构。

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看轨迹的变化,2010—2018年,外包服务从16个百分点行业占比增长到52%,所以在这插播一下,如果您的老板还在跟您说,不行,我们要控制一下成本,节省一下预算,楼里的保洁阿姨不错,咱们自己招聘吧。那接下来你可能会面临许许多多的劳动密集型的问题,你可以跟他说行业的趋势如何,一起分享一下目前圈内的企业,行政人大家都在怎么做,我们为什么这么做,成本差异如何,劳动风险如何。大家看一下这组数据,是对上组数据的补充和说明,影射您所在的公司,影射您所服务的行业,影射您的岗位是否如此,那么在办公支持细分的板块,预算又是如何,看两组关键数据,交通差旅,办公设备,两项费用支出占整个板块70%,办公设备采购占比达到33%,是仅次于交通差旅的。我不知道在您的公司当中,成本结构和预算结构又是如何,刚才我非常认同行业专家提到的我们如果想做好行政对企业的管理,预算是非常核心也首当其冲的一个重要因素,支撑他的就是在日常工作中的数据沉淀。

那么在福利这个板块,数据占比又是如何,大家看两组比例分值较高的,第一组员工节日礼品覆盖率达到90%,第二组员工餐覆盖率占比77%,但是它的费用占比却是最高的,60%。所以回去我们的行政负责人可以跟员工,可以跟团队小伙伴说,公司如果提供餐,让大家且行且珍惜,因为餐的占比在行业当中是非常高的,这是我们面对很多90后和95后小伙伴加入到某公司的时候经常会问到,公司有什么样的员工关怀,定期有没有相应员工活动。稍候有一个板块会专门跟大家分享,面对90后和95后他们更多关心哪个板块,员工福利他们关心什么内容。

大家仔细观察这组数据,中国人传统双节中秋和国庆,你会发现在福利这个板块,费用支出单次人均最高的却出现在年会,所以回去您可以跟您的老板说行业内的企业在中秋和国庆会准备礼品,如果他跟您说三百,五百,那你跟他说不好意思行业的平均值在一千元。

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第一、第二个板块跟大家分享了从数据维度解读一下何为行政人,行政到底是谁,预算大维度如何,用数据如何驱动消费的决策,只有站的高,才能看的远,只有拿到数据,才能用数据推动工作,推动企业发展。8.4%的调研用户反馈,行政供应商管理过程当中,服务过程当中,工作过程当中,面临找供应商很麻烦,管理供应商很麻烦,信息很庞杂,报价标准化不一致等相关痛点,这就是催生了第一个趋势,专业服务集成化平台需求化凸显,我们走访和深度调研很多行政同学,大家都说我们希望的是能帮我们解决找服务商、管服务商,帮我们解决比价,同时伴随着管家式的服务,希望共同成长,共同伴随企业发展和员工的满意度。

这是第二个趋势,大家在职场上90后和95后逐步占据了职场的主导力量,而不简简单单是新生力量,那么面对这样的职场群体的小伙伴,这样的同学,这一类同学,他们更需要什么?你们会发现,我们会发现,大家会发现,日常的常规的标准化的所谓的员工福利,已经远远不能满足大家的需求,大家喜欢的是定制化的,带有主体性的茶歇活动,主题活动,来去体现和满足员工的关怀。尤其是很多行政人在调研当中,很明确的反馈,他们关注员工福利会在几个维度,大家看占比最高的22.7%,大家关注的我做这场员工福利活动,员工的参与感如何,融入度如何。在礼品上,大家希望带有企业元素,带有节庆元素,定制化色彩和微定制化色彩的礼品出现,这样的需求变化趋势占比将达到50%。 

第三个趋势,刚才有几位行业前辈提到了,大家都希望是智能化管理,数据化管理,这确实也是当前行业的趋势,我们走访的行政人当中非常多人说能不能把供应商管理工作搬到线上,我能不能把日常的预算工作,财务结算工作,团队管理工作数据沉淀在线上,然后我跟我的老板,跟我的团队用数据去推动工作的相关开展,用数据推动个人的职业成长路径。前三个板块更多是从预算的维度,从行政人画像的维度跟大家做了分享,刚刚大家提及到,面对新经济的群体和行业内已经走到前端的大厂,如何用智能化管理,如何引领办公的未来。

大家看这组数据,为了给员工提供更加舒适科学的办公环境,人性化设计成为主流,员工对办公人性化设计像休闲区,母婴室,读书区需求相对比较高,未来是否更加关注智能会议室的管理,智慧能源的管理上,刚才提到能源如何智慧化管理。行业当中已经有一些相对前沿的在逐步落地的解决方案,会把水资源的使用,能源的消耗等等全做成可视化,这是行业未来前瞻性趋势。

今天的分享是从四个板块与大家做了信息的同步,数据的分享,在走过了2018,我想与各位在场的行业前辈和行政人分享几句话,也算是致敬我们走过的2018,我希望每一个这样的你都是英雄,愿在座的各位在2019不负绍华,谢谢大家。

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